De verschillende niveau’s van personeelsplanning

Share on linkedin
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on twitter
Share on google

De verschillende niveau's van de personeelsplanning

  • Tim Jansen

De behoefte aan planning groeit harder dan ooit te voren. Het huidige bedrijfsklimaat van hevige concurrentie en de toenemende snelheid van levering betekenen dat organisaties beter en sneller moeten plannen om te kunnen overleven. Als gevolg van de fluctuerende economie moeten bedrijven voorbereid zijn op een eventuele terugval of opleving. Daarnaast betekent de veranderende demografie, met name de vergrijzing van de beroepsbevolking, dat organisaties zich moeten inspannen om een dreigend verlies aan vaardigheden te voorkomen, aangezien een groot deel van de beroepsbevolking met pensioen gaat. Ook nieuwe generaties die zich op de arbeidsmarkt begeven, hebben andere prioriteiten, vaardigheden en gedragingen dan hun voorgangers. Dit zijn allemaal factoren waarmee rekening moet worden gehouden binnen deze overgang.  

Niveaus van personeelsplanning

Personeelsplanning is een veelgebruikte maar vaak verkeerd begrepen term. Het wordt vaak gebruikt om te verwijzen naar de dagelijkse werkzaamheden, ook wel het het operationele personeelsmanagement genoemd. men bedoelt hiermee vaak de planning die nodig is om de capaciteit op peil te houden, of een planning op kortere termijn die kijkt naar de komende maanden (tactisch). Hoewel beide noodzakelijk zijn, garanderen beiden niet de gezondheid van de organisatie op de langere termijn. Deze vormen van planning laten je onvoorbereid op de onzekerheid van de veranderende aard van het werk. Het laat je kwetsbaar voor verstoring. Het plannen van de langere termijn stelt u in staat om te anticiperen op veranderingen en klaar te zijn voor wat de toekomst brengt.

Om een beter inzicht te krijgen in de verschillen met de personeelsplanning, splitsen we de personeelsplanning op in drie niveau’s. We bespreken zowel de operationele, tactische als strategische planning. We hopen dat middels onderstaande uitleg beter zult begrijpen wat de verschillen tussen de planningsniveau’s zijn en op welke niveau’s bepaalde beslissingen genomen worden.

Operationele planning

De operationele personeelsplanning stelt organisatie in staat om op korte termijn resultaten te bereiken. Dit niveau van personeelsplanning omvat het bijhouden van de dagelijkse werkzaamheden, het toewijzen van mensen om zich voor te bereiden op onmiddellijke operationele of resource behoeften en het aanpakken van ad-hoc veranderingen. De operationele personeelsplanning wordt grotendeels gestuurd door HR en individuele teammanagers en produceert documentatie. Onder deze documentatie vallen onder andere procedures, processen en roosters. Andere typische voorbeelden zijn voorbereiding op de wervingscyclus en seizoensgebonden personeelsveranderingen. 

Typische voorbeelden van personeelsplanning zijn te vinden in een ziekenhuis waar het verplegend personeel in ploegendienst wordt ingepland, in de productie met personeel dat op een productielijn wordt ingepland of in callcenters met operators die tijdens bepaalde uren klaar staan. Veel softwareleveranciers zijn zeer gespecialiseerd in het creëren van software-oplossingen die elke productieve seconde uit uw beschikbare personeelsbestand kunnen persen. Wanneer de operationele planning echter alle aandacht krijgt, zijn organisaties geneigd te vergeten dat de meeste verbeteringen eerder in het planningsproces moeten worden doorgevoerd, op tactisch en zelfs strategisch niveau.

lagen van personeelsplanning

Tactische planning

Dit niveau van personeelsplanning omvat concrete acties die de verwezenlijking van de in het strategische personeelsplan vastgestelde doelstellingen vergemakkelijken. Tactische planning is vaak georganiseerd rond een fiscaal jaar en geeft prioriteit aan het op tijd leveren van werk binnen het vastgestelde budget. Elk werkgebied binnen een organisatie zou een tactische planning moeten uitvoeren. Doorgaans zijn CFO’s, HR-directeuren en senior leaders betrokken bij dit proces. Beleid dat betrekking heeft op specifieke werkgebieden, marketingstrategieën, opvolgingsplanning en werkstroomregelingen zijn voorbeelden van tactische planningscomponenten.

Inzicht in de vraag “welke werkvolumes kunnen worden verwacht en hoeveel mensen we nodig om aan die volumes te voldoen?” is cruciaal om aan het begin van elke dag het juiste aantal mensen klaar te hebben.

Wanneer we capaciteitsplanningen berekenen voor een paar tientallen mensen, is de berekening eenvoudig te doen op de achterkant van een servet. Maar wat gebeurt er als we de juiste capaciteit voor een paar honderd mensen moeten bepalen? Wat doe je als de vraag niet eenvoudig is? Komen patiënten in een ziekenhuis elke dag in regelmatige hoeveelheden of hebben ze pieken? Wat doen we als we die pieken hebben?

We moeten beginnen met een goed begrip van de vraag, inclusief de variabiliteit in tijd, om te begrijpen welke mensen we op welk moment nodig hebben.

Strategische planning

Wanneer u een personeelsplan op strategisch niveau maakt, denkt u na over de langetermijnvooruitzichten van uw bedrijf (3 tot 5 jaar vooruit). U formuleert een missie, visie en strategie waarin u obstakels zoals ziekteverzuim en de balans tussen werk en privéleven opneemt. Deze strategische personeelsplanning moet aansluiten bij de doelstellingen van de onderneming. Er zijn verschillende niveaus van de onderneming bij betrokken: de raad van bestuur, HR en het managementteam. De grote vraag is: welke medewerkers hebben we nodig om de doelstellingen van de onderneming te bereiken?

Prima, nu begrijpen we hoe strategische planning ons helpt bij het bepalen van het juiste aantal mensen dat we nodig hebben. Maar waar haal je die mensen vandaan? Je kunt niet “gewoon” een ervaren persoon klaar hebben staan om voor je te werken. Als organisatie moet u de juiste mensen aantrekken, ze opleiden en klaar maken om goed werk te leveren binnen uw organisatie. U moet een strategisch plan hebben om iedereen op de juiste plaats te hebben. Organisaties die vertrouwen op mensen met specifieke ervaring en kennis hebben vier opties: deze mensen op het juiste niveau aanwerven, minder optimale profielen aannemen maar trainen om aan te passen aan de bedrijfsbehoeften, werk uitbesteden of bedrijfsprocessen transformeren om ze gedeeltelijk te automatiseren. Het analyseren en combineren van al deze opties is voor grote organisaties als het oplossen van een complexe puzzel met veel onzekerheden en zeker als die puzzelstukjes in de loop van de tijd van vorm veranderen. 

Verschillende organisaties hebben ons vertrouwd met het leveren van softwareoplossingen voor tactische en strategische personeelsplanning. Kunnen wij u ook helpen?